Avrupa Birliği Arabuluculuk Merkezleri Kalite Standartları

Avrupa Birliği Arabuluculuk Merkezleri Rehberi, Avrupa Birliği Adaletin Etkinliği Komisyonu tarafından (European commission for the efficiency of justice – CEPEI) 2-4 Aralık 2018 tarihinde Fransa’nın Strasbourg şehrinde kabul edildi.

Rehber, arabuluculuk merkezlerinin, enstitülerinin veya diğer arabuluculuk hizmeti sağlayan kurumların iradi olarak bizzat kendileri tarafından benimseyebilecekleri birtakım ilkeleri ortaya koymaktadır. Medeni, ticari, aile, idari ve cezai konularda arabuluculuk hizmeti sunucuları, çalışanları ve ilişkili olduğu kişiler tarafından bu rehber kullanılabilir. Avrupa Konseyi üyesi devletlerden arabuluculuk hizmeti sağlayıcılarla ilgili ulusal mevzuat düzenlemelerini bu rehberde yer alan ilkeler doğrultusunda gerçekleştirmeleri beklenmektedir.   

Arabuluculuk merkezleri

Arabuluculuk hizmet sağlayıcısı, tarafların aralarındaki ihtilafı dostane çözüme kavuşturmaları için yardımcı olan tarafsız üçüncü kişi konumundaki arabulucuların arabuluculuk sürecini yürütmelerine veya yönetmelerine ortam sağlayan kamu veya özel kuruluşları ifade etmektedir.

Arabuluculuk hizmet sağlayıcıları, sundukları hizmetlerin yeterliliği ve kalitesinin tatmin edici düzeyde gerçekleşmesi için gereken tüm makul adımları atmakla yükümlüdür. Bunlar;  

1. İlgili arabuluculuk hizmetini sunabilmeleri için bünyelerinde yeterli sayıda arabulucu bulundurmaları, yeterli idari kapasiteye sahip olmaları, yeterli mali kaynağa sahip olmaları,
2. İlgili tüm ulusal yasa ve yönetmeliklere uygun davranmaları,
3. Bünyelerinde hizmet sunan arabulucuların gerekli eğitimleri almış, ilgili sertifikalara sahip, istenilen akreditasyon süreçlerinden geçmiş, uyuşmazlık çözümü ve arabuluculuk teknikleri konusunda temel eğitimlerini ve yenileme eğitimlerini almış, kaliteli arabuluculuk hizmeti sunabilen kişilerden oluşması,
4. Merkeze yönlendirilen özel uyuşmazlık türleriyle ilgili yeterli birikime sahip arabulucuların bünyelerinde mevcut olması,
5. Şeffaf, adil ve etkin arabulucu seçme ve görevlendirme usul kurallarına sahip olması,
6. Müşteri memnuniyet anketleri uygulanmak suretiyle bünyelerindeki arabulucuların ve arabuluculuk merkezinin performanslarının yeterli ve tatmin edici olduğunun izlenmesi
7. Temel göstergelere ilişkin istatistiksel verilerin toplanması,
8. Arabuluculuk sürecinin tamamında arabuluculara yardımcı olacak sekreterya ve dosya yönetimi personelin iyi bir eğitimden geçmesi,
9. Arabuluculuk ofisi ve görüşme odalarının arabuluculuk sürecini yürütebilecek konfora, gerekli cihazlara ve teknolojiye, tabela ve yönlendirmelere, kolay erişime elverişli olması,
10. Uyuşmazlığın taraflarının arabuluculuk sürecinde yer almak için gerekli iletişim kanallarının, çevrimiçi arabuluculuk talebi formu doldurma olanağının kolayca erişebilir olması,
11. Yeterli düzeyde kalite yönetim sisteminin yürürlükte olması, izlenmesi ve etkin olarak uygulanması,

Şeffaflık ve iletişim

Arabuluculuk merkezleri, hizmet alıcılarının kolay anlayabileceği ve doğru bilgileri içeren güncel, ve kullanıcı dostu web sitesine ve/veya diğer iletişim kanallarına sahip olmakla yükümlüdür. Bu bilgiler;

1. Arabuluculuk merkezinin niteliği, geçmişi, ortakların isimleri, listede yer alan arabulucuların isimleri, yöneticilerin ve diğer çözüm ortaklarının isimleri
2. Bünyelerinde faaliyet gösteren arabulucuların isimleri, güncel ve doğru özgeçmişleri, profesyonel yetenekleri ve tecrübeleri,
3. Arabuluculuk süresi, arabuluculuk kuralları, arabuluculuk sürecini düzenleyen ilgili mevzuat,
4. Sunulan hizmetin ücretinin hesaplanması kriterleri, ücret ve bunun taraflar arasında nasıl paylaşılacağı,
5. Arabulucuların tabi olduğu davranış kuralları

Arabuluculuk merkezleri iletişimlerinde ve hizmetlerinin tanıtımı veya pazarlama faaliyetlerinde kendileriyle veya bünyelerindeki arabulucularla ilgili gerçeği yansıtmayan, adil olmayan veya yanlış yönlendirici beyanda bulunamaz.   

Arabuluculuk etiği ve kuralları

Arabuluculuk merkezleri, arabuluculuk hizmetinin sunumunda asgari seviye olarak Arabulucular için Avrupa Davranış Kuralları Kodunu uygulanmasını sağlamakla yükümlüdür. Arabuluculuk hizmetlerinin sunumuna ilişkin ulusal hukukun hükümlerine ve performans kriterlerine ilişkim prosedür ve kurallara arabuluculuk merkezleri uymakla yükümlüdür.

Bağımsızlık, Önyargısızlık, Tarafsızlık

Arabuluculuk merkezleri, uyuşmazlık taraflarının tamamına ve hukuk mesleği icra edenlerin tamamına karşı önyargısız, tarafsız ve bağımsız olmalıdır. Arabuluculuk süreçlerinin tamamı tarafsız, önyargısız ve bağımsız olarak yönetilmelidir.  

Arabuluculuk merkezleri, uyuşmazlık çözümüyle ilgili olmayan ticari veya mesleki faaliyetlerle birlikte karışık olarak uyuşmazlık çözümüne yönelik arabuluculuk hizmetlerini sunamazlar. Arabuluculuk merkezlerinin personeli, hissedarları, paydaşları ve listelerindeki arabulucuları, arabuluculuk merkezi tarafından hizmet sunulan bir uyuşmazlığın taraflarına arabuluculuk görüşmeleri esnasında veya arabuluculuk görüşmeleri bittikten sonra makul bir süre içerisinde avukatlık, danışmanlık, yol göstericilik, eğiticilik veya hakimlik hizmetleri sunamazlar.

Arabuluculuk merkezleri, bağımsızlık, önyargısızlık ve tarafsızlıklarını güvenceye almak için belirlenen tüm prosedürlere ve sınırlandırmalara uymakla yükümlüdür.

Menfaat Çatışması

Arabuluculuk merkezlerinin muhtemel menfaat çatışmalarını tespit etmek ve ortadan kaldırmak için gerekli prosedürleri oluşturmaları gerekir. Arabuluculuk merkezleri, tarafsızlık veya bağımsızlıklarını muhtemelen olumsuz etkileyecek tüm ilişkilerini, menfaatlerini ve olguları ifşa etmek durumundadır. Taraflardan birinin lehine sempati veya taraflardan birinin aleyhine önyargı izlenimi (görüntüsü) oluşturabilecek huşulardan kaçınmak ve durumların olması halinde bunları ifşa etmekle yükümlüdür. Bunlar;

• Taraflardan biriyle veya tarafların vekilleriyle veya danışmanlarıyla ekonomik çıkar veya gelir kaynakları (sahiplik, ortaklık, sponsorluk, yıllık katkı, fonlama vb) paylaşımı gibi tarafsızlığı etkileyecek ilişkiler,
• Arabuluculuk sürecinin sonucuyla ilgili menfaat ilişkileri,
• Taraflarla veya tarafların avukatlarıyla tarafsızlığı etkileyecek veya taraflılık veya önyargı görüntüsü oluşturacak her türlü olgu ve ilişkiler

Şikayetler, Disiplin Usulleri ve Uyuşmazlıkların Çözümü

Arabuluculuk merkezleri, arabuluculuk sürecinin yöneticileri ve arabulucularla ilgili etkin ve tarafsız şikayet mekanizmaları ve bu şikayetlerle ilgili disiplin mekanizmaları kurmak ve sürdürmekle yükümlüdür. Bu tür şikayetlerle ilgili olarak Arabuluculuk merkezleri ortaya çıkan ihtilafları, öncelikle müzakere ve arabuluculuk yoluyla dostane uyuşmazlık çözüm yollarıyla çözüme kavuşturmalıdır.

Mahremiyet

Arabuluculuk süreciyle ilgili tüm bilgiler, belgeler veya konuşmalar genel bir kural olarak, mahremdir. İlgili mevzuatın gerektirdiği ve/veya tarafların mutabakatlarının gerektirdiği mahremlik seviyesini korumak içim tüm makul tedbirleri almak arabuluculuk merkezlerinin yükümlülüklerindendir.   

Ülkemizde hali hazırda büyük ölçüde geçerli olan arabulucuların kendi başlarına çalışmaları, arabuluculuk yanında kendi idari işleriyle uğraşmaları uygulaması Avrupa Birliği standartlarıyla uyumlu değildir.

Bireysel arabulucuların arabuluculuk merkezleri bünyelerinde arabuluculuk faaliyetlerini sürdürmeleri, kendileri içinde yararlı olacak, giderlerin birim maliyetlerde bariz bir azalma sağlayacaktır. Arabuluculuk hizmetine ihtiyacı olan taraflar, bireysel arabulucularla temas kurmaktansa bir arabuluculuk merkeziyle, yani arabuluculuk sağlayıcısıyla iletişime geçecek, bu merkez de arabuluculuğu yürütecek bir arabulucu temin edecektir.

Arabuluculuk merkezleri farklı mesleki deneyimlere sahip çeşitli arabulucuları bünyelerinde barındıracakları için arabulucuya ihtiyaç duyulan uyuşmazlığın merkezinde yatan hukuk alanına en uygun arabulucuyu temin etmeleri mümkün olabilecektir.

Arabuluculuk merkezleri kurumsallaştıkça merkez yönetimi gibi idari hususlara özel kaynak tahsis edebilecek, böylece arabuluculuğun tarih, saat ve konumu gibi sekretarya hizmetleri personel tarafından ayarlanacak ve arabulucuların sadece arabuluculuk faaliyetine yoğunlaşması sağlanacaktır.

Sonuç olarak

Sonuç olarak, arabuluculuk merkezlerinin belirli standartlara göre faaliyet göstermesi, kaliteli bir arabuluculuk hizmeti için mutlaka gereklidir. Arabuluculuk merkezleri bünyelerinde çalıştırdıkları tüm arabulucuların gerekli eğitimi ve akreditasyonu almış olmalarını, gerekli oldukça bilgi tazelemeye yönelik eğitimler almalarını, yeterli sigorta teminatına sahip olmalarını, belirli davranış veya etik kurallarına uymalarını ve arabulucularıyla ilişkili olarak ortaya çıkan şikâyet ve diğer sorunların üstesinden gelebilmesini temin edecek kurumsal yapılar olmalıdır. Avrupa Birliği Arabuluculuk Merkezleri Kalite Standartlarının bir an önce ülkemizde kabul edilmesi ve yürürlüğe konulması arabuluculuk uygulamasının gelişimi için zaruri bir ihtiyaçtır.

© Prof. Dr. Vahit Bıçak, Arabulucu