İstanbul Ticaret Odası Arabuluculuk Kuralları

Arabuluculuk, taraflar arasındaki uyuşmazlıkların dostane yollarla çözümlenmesini sağlayan alternatif uyuşmazlık çözüm yoludur. Arabuluculuk Kuralları tarafların aralarındaki uyuşmazlıkları devlet mahkemeleri veya tahkimden önce dostane yollarla etkili bir şekilde çözüme kavuşturmalarını sağlar. Böylelikle, taraflar daha kısa sürede, çok daha az masrafla aralarındaki uyuşmazlıkları uzlaşarak çözümleyebileceklerdir.

Başlangıç Hükümleri

Madde 1 : 

Arabuluculuk Kuralları (“kurallar”), İstanbul Ticaret Odası Tahkim ve Arabuluculuk Merkezi Tahkim Divanı (“Divan”) ve Sekreterliği (“Sekreterlik”) tarafından yürütülür.

Kurallar, hukuk uyuşmazlıklarının çözümünde taraflara yardımcı olacak arabulucu ve uyuşmazlık konusunda uzman bir veya birden fazla yardımcı gerçek kişinin (“uzman’’) atanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektedir. Uzman, arabulucunun ihtiyaç duyduğu konularda yardımcı olur.

Tarafların, arabuluculuk kurallarının değişikliğine ilişkin taleplerinin olması halinde, söz konusu talepler Divan tarafından değerlendirilir. Divan, değişiklikleri uygun bulduğu takdirde uygulanmasına karar verir.

Taraflar, arabulucuya başvurmak, süreci devam ettirmek, sonuçlandırmak veya bu süreçten vazgeçmek konusunda tamamen serbesttir. Taraflar, hiçbir şekilde zorla bu sürecin içine dahil edilemeyecekleri gibi her aşamada uyuşmazlığı arabuluculuk yoluyla çözmekten de vazgeçebilirler. Zorunlu arabuluculuk halleri saklıdır.

Taraflar, gerek arabulucuya başvururken gerekse süreç boyunca eşit haklara
sahiptirler.

Arabuluculuk Sürecinin Başlatılması

Madde 2

Sözleşmede işbu kuralların uygulanması kararlaştırılmış ise taraflardan biri, arabuluculuk sürecini başlatmak için Sekreterliğe yazılı olarak talepte bulunabilir. Talepte aşağıdaki hususlara yer verilir:
a) Tarafların ve varsa vekillerinin ad, soyad, unvan, adres, telefon, e-posta adresi ve diğer iletişim bilgileri,
b) Uyuşmazlığa ilişkin kısa açıklama ve uyuşmazlık konusunun değeri,
c) Taraflar arasındaki sözleşmede belirlenen arabuluculuk süresi veya böyle bir belirleme yoksa süre konusundaki önerileri,
ç) Taraflar arasındaki sözleşmede belirlenen arabuluculuk dili veya böyle bir belirleme yoksa dil konusundaki önerileri,
d) Taraflar arasındaki sözleşmede belirlenen arabuluculuk faaliyetinin yeri veya böyle bir belirleme yoksa yer konusundaki önerileri,
e) Arabulucu veya uzmanın taşıyacağı nitelikler konusunda taraf sözleşmesi veya tüm tarafların ortak önerisi ya da böyle bir sözleşme veya öneri yoksa Divan tarafından atanacak arabulucu veya uzmanların niteliklerine ilişkin taraf önerileri.

Talebe arabuluculuk sözleşmesinin sureti eklenir.

Talep ile birlikte, ekte yer alan ve başvuru tarihinde yürürlükte bulunan başvuru ücreti ödenir. Arabuluculuk talebinde yukarıda belirtilen unsurlardan herhangi biri mevcut değil ise Sekreterya süreci durdurur ve ilgili tarafı, bu bildirimin yapıldığı tarihten itibaren iki hafta içinde talebi tamamlamaya davet eder. İlgili taraf talebi tamamlamaz ise, sürece devam edilmez.

Talep, birlikte yapılmamış ise, Sekreterlik, talebi ve başvuru ücretinin yatırıldığını taraflara bildirir.

Arabuluculuk sözleşmesi mevcut olmasa bile, taraflardan biri, arabuluculuk talebini Sekreterliğe ulaştırmak ve başvuru ücretini yatırmak suretiyle arabuluculuğa başvurabilir. Bu durumda Sekreterlik talebi diğer tarafa iletir. Taraflar, talebin merkeze ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde uyuşmazlıklarını arabuluculuk yoluyla çözme konusunda anlaşamazlarsa, faaliyet sona erer.

Arabuluculuk Sürecinin Başlatılması

Madde 3
Arabulucuya dava açılmadan önce başvurulması hâlinde; arabuluculuk süreci, tarafların arabulucu ile faaliyetin devam ettirilmesi konusunda anlaşmaya varıldığı ve bu durumun bir tutanakla belgelendirildiği tarihten itibaren işlemeye başlar.

Arabulucuya dava açılmasından sonra başvurulması hâlinde ise bu süreç, mahkemenin tarafları arabuluculuğa davetinin taraflarca kabul edilmesi veya tarafların arabulucuya başvurma konusunda anlaşmaya vardıklarını duruşma dışında mahkemeye yazılı olarak beyan ettikleri ya da duruşmada bu beyanlarının tutanağa geçirildiği tarihten itibaren işlemeye başlar.

Görüşmelerin Yapılacağı Yer ve Dil

Madde 4
Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça, sürece ilişkin görüşmeler Divan tarafından belirlenen yerde veya arabulucu atandıktan sonra arabulucunun belirlediği yerde yapılır.

Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça, tarafların görüşleri de dikkate alınmak yoluyla, arabuluculuk dili Divan tarafından belirlenir.

Arabulucu ve Uzmanın Belirlenmesi ve Seçimi

Madde 5
Arabulucu, Adalet Bakanlığı tarafından tutulan sicile kayıtlı gerçek kişiler arasından seçilir. Uzman ise, Divan tarafından düzenlenecek eğitimi başarı ile bitirip sertifika alarak uzman listesine kaydedilen konusunda deneyimli kişiler arasından Divanın önerisi ile İstanbul Ticaret Odası Yönetim Kurulu tarafından seçilir. Divan tarafından tutulan uzman listesine kayıt olacak kişiler, 16 saatlik bir eğitimi başarı ile tamamlayıp sertifika almaya hak kazanmalıdır. Uzman listesi gerekli görüldüğü taktirde yenilenir.

Taraflar, Divan tarafından onaylanmak üzere, arabulucu ve uzmanı birlikte seçebilir.

Uzman, arabuluculuk sözleşmesinde belirtilmesi veya tarafların sonradan anlaşmaları halinde atanır.

Taraflar Divan tarafından belirlenen süre içinde arabulucu ve uzman seçimi konusunda anlaşamazlarsa, bu kişiler, taraf görüşleri de dikkate alınarak Divan tarafından atanır.

Arabulucu ve uzman tarafsız ve bağımsız olmalıdır. Arabulucu ve uzman, Divanın onayından önce ekte yer alan kabul, tarafsızlık ve bağımsızlık beyannamesini imzalamak zorundadır. Divanın onayından önce Sekreterlik, beyannameyi taraflara gönderir ve uygun süre içinde görüşlerini alır. Arabulucu ve uzman, onaylanmadan önce veya süreç sırasında ortaya çıkan, tarafsızlık ve bağımsızlıkları konusunda şüphe uyandırabilecek tüm hususları yazılı olarak Divana bildirir.

Divan, arabulucu ve uzman atarken arabuluculuk sözleşmesi ve tarafların görüşleri ile arabulucu ve uzmanın deneyimini dikkate alır.

Taraflardan biri, arabulucu veya uzmanın atanmasına, sebeplerini de belirtmek suretiyle itiraz edebilir. Divan itirazı haklı bulduğu takdirde bir hafta içinde yeni bir arabulucu veya uzman atar. Taraflar, bir veya birden çok arabulucu veya uzman seçebilir. Divan da uyuşmazlığın niteliği ve taraf sayısını da göz önünde tutarak birden çok arabulucu veya uzman seçilmesini önerebilir.

Arabuluculuk Sürecinin Yürütülmesi

Madde 6
Arabuluculuk sürecinin nasıl yürütüleceğini, taraflar ve arabulucu birlikte kararlaştırır. Sürecin nasıl yürütüleceği konusunda bir anlaşma olmazsa arabulucu, uyuşmazlığın niteliğini, tarafların isteklerini ve uyuşmazlığın hızlı bir şekilde çözümlenmesi için gereken usul ve esasları göz önüne alarak arabuluculuk faaliyetini yürütür. Arabulucu, süreci yürütürken uzmana da danışır.

Taraflar arabuluculuk müzakerelerine bizzat veya vekilleri aracılığı ile katılabilirler.

Arabulucu ve uzman, arabuluculuk faaliyetini yürütürken tarafsız ve bağımsız davranmak zorunda olup, tarafsızlığı ve bağımsızlığı hakkında şüpheye yol açacak tutum ve davranışlarda bulunamaz.
Taraflar, arabuluculuk sürecinde dürüstlük kurallarına uygun şekilde hareket etmekle yükümlüdür.

Arabuluculuğun Sona Ermesi

Madde 7

Aşağıda belirtilen hâllerde arabuluculuk faaliyeti sona erer:
a) Tarafların uyuşmazlık konusu üzerinde anlaşmaya varması,
b) Taraflara danışıldıktan sonra arabuluculuk için daha fazla çaba sarf edilmesinin gereksiz olduğunun arabulucu tarafından tespit edilmesi,
c) Taraflardan birinin karşı tarafa veya arabulucuya, arabuluculuk faaliyetinden çekildiğini bildirmesi,
ç) Tarafların anlaşarak arabuluculuk faaliyetini sona erdirmesi,
d) Uyuşmazlığın arabuluculuğa elverişli olmadığının tespit edilmesi,
e) Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça arabuluculuk sürecinin üç ay içinde tamamlanmamış olması.

Kanunlarla belirlenen zorunlu arabuluculuk halleri saklıdır.

Arabuluculuk faaliyeti sonunda tarafların anlaştıkları, anlaşamadıkları veya arabuluculuk faaliyetinin nasıl sonuçlandığı bir tutanak ile belgelendirilir. Arabulucu tarafından düzenlenecek bu belge, arabulucu, taraflar veya vekillerince imzalanır. Belge taraflar veya vekillerince imzalanmazsa, sebebi belirtilmek sureti ile sadece arabulucu tarafından imzalanır.

Arabuluculuk faaliyetinin sona ermesi hâlinde, arabulucu, bu faaliyete ilişkin bildirimi, kendisine tevdi edilen ve elinde bulunan belgeleri, ikinci fıkraya göre düzenlenen tutanağı beş yıl süre ile saklamak zorundadır. Arabulucu, düzenlediği son tutanağın örneğini taraflara ve Sekreterliğe verir. Arabulucu, son tutanağın bir örneğini de bir ay içinde Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.

Arabulucu veya uzman, arabuluculuk sürecinde hukuki ve fiili sebeplerle görevini yapamayacak hale gelirse, tarafların üzerinde anlaştığı yeni bir arabulucu veya uzman ile süreç kaldığı yerden devam ettirilebilir. Önceki yapılan işlemler geçerliliğini korur.

Arabuluculuk süreci sırasında taraflardan birinin ölümü hâlinde, arabuluculuk faaliyeti sona erer.

Tarafların anlaşması

Madde 8
Arabuluculuk faaliyeti sonunda varılan anlaşmanın kapsamı taraflarca belirlenir, anlaşma belgesi düzenlenmesi hâlinde, bu belge taraflar ve arabulucu tarafından imzalanır.

Gizlilik

Madde 9
Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça, taraflar ve varsa vekilleri Divan, Sekreterlik, arabulucu ve uzman, arabuluculuk faaliyeti çerçevesinde kendilerine sunulan veya diğer bir şekilde elde ettikleri bilgi ve belgeler ile diğer kayıtları gizli tutmakla yükümlüdür.

Gizlilik kuralına uyma yükümlülüğü, Divan, Sekreterlik, arabulucu ve uzmanın yanında çalışan kişiler ile denetim ve gözetimindeki kişileri de kapsar.

Beyan ve belgelerin kullanılmaması

Madde 10
Taraflar, arabulucu, uzman veya arabuluculuğa katılanlar da dâhil olmak üzere üçüncü kişiler, uyuşmazlıkla ilgili olarak hukuk davası açıldığında yahut tahkim yoluna başvurulduğunda, aşağıdaki beyan veya belgeleri delil olarak ileri süremez ve bunlar hakkında tanıklık yapamaz:
a) Taraflarca yapılan arabuluculuk daveti veya bir tarafın arabuluculuk faaliyetine katılma isteği,
b) Uyuşmazlığın arabuluculuk yolu ile sona erdirilmesi için taraflarca ileri sürülen görüşler ve teklifler,

c) Arabuluculuk faaliyeti esnasında, taraflarca ileri sürülen öneriler veya herhangi bir vakıa veya iddianın kabulü,
ç) Sadece arabuluculuk faaliyeti dolayısıyla hazırlanan belgeler.

Birinci fıkra hükmü, beyan veya belgenin şekline bakılmaksızın uygulanır.

Birinci fıkrada belirtilen bilgilerin açıklanması mahkeme, hakem veya herhangi bir idari makam tarafından istenemez. Bu beyan veya belgeler, birinci fıkrada öngörülenin aksine, delil olarak sunulmuş olsa dahi hükme esas alınamaz. Ancak, söz konusu bilgiler bir kanun hükmü tarafından emredildiği veya arabuluculuk süreci sonunda varılan anlaşmanın uygulanması ve icrası için gerekli olduğu ölçüde açıklanabilir.

Birinci, ikinci ve üçüncü fıkralar, arabuluculuğun konusuyla ilgili olup olmadığına bakılmaksızın, hukuk davası ve tahkimde de uygulanır.

Birinci fıkrada belirtilen sınırlamalar saklı kalmak koşuluyla, hukuk davası ve tahkimde ileri sürülebilen delillerin, sırf arabuluculuk sürecinde sunulmuş olmaları onları kabul edilemeyecek deliller hâline getirmez.

Ücret ve Masraflar

Madde 11
Arabuluculuk talebinde bulunan taraf başvuru ücretini öder. Başvuru yapan taraf ayrıca Sekreterlik tarafından belirlenen idari masraf tutarını da öder.

Sekreterlik, arabuluculuk faaliyetinin başlamasından sonra, taraflardan arabulucu ücreti ve masrafları ile uzman ücretini karşılamak için avans isteyebilir.

Arabulucu ve uzman ücreti ile masraflar için avans ödeme sorumluğu taraflara aittir. Aksi kararlaştırılmadıkça taraflar bu sorumluluğu eşit şekilde yerine getirir. Taraflardan biri bu sorumluluğu yerine getirmez ise diğer taraf onun payına düşen ödemeyi yapabilir. Sekreterlik tarafından belirlenen avans ödenmez ise Divan arabuluculuk faaliyetinin durdurulmasına veya sona ermesine karar verebilir.

Arabuluculuk faaliyeti sona erdiğinde, Sekreterlik arabulucu ve uzman ücretini ekte yer alan tarifeye göre belirler. Avans, arabulucu ve uzman ücreti ile diğer arabuluculuk masraflarını karşılamaya yetmez ise taraflardan ilave ödeme yapmaları istenir. Avansın kalan tutarı taraflara iade edilir. Başvuru ücreti ve idari masraf iade edilmez.

Genel Hükümler

Madde 12
Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça, arabulucu veya uzman, faaliyetin sona ermesinden sonra aynı uyuşmazlık konusunda hakem, bilirkişi veya taraf vekili ya da danışmanı olarak hareket edemez ve uzman görüşü veremez.

Divan, Sekreterlik, arabulucu veya uzman, sadece kastı sebebiyle sorumludur.

Yürürlük

Madde 13
İşbu Arabuluculuk Kuralları, İstanbul Ticaret Odası Meclisi’nin onayı ile yürürlüğe girer.

Ekler:
I- Örnek Arabuluculuk Şartı
II- Tarafsızlık Bağımsızlık Beyanı
III- Arabuluculuk Masraf ve Ücret Tarifesi

 

EK I

Örnek Arabuluculuk Şartı
Taraflar, işbu sözleşmeye ilişkin uyuşmazlıklarını İstanbul Ticaret Odası Tahkim ve Arabuluculuk Merkezi Arabuluculuk Kurallarına göre arabuluculuk yoluyla çözmeyi kabul eder.

EK II.

BAĞIMSIZLIK ve TARAFSIZLIK BEYANI
 Seçilen arabulucunun bağımsızlık ve tarafsızlık beyanı Arabulucu olarak tarafların her birinden bağımsız ve tarafsız olduğumu ve böyle kalacağımı beyan ederim. Geçmişte veya halihazırda bağımsızlık veya tarafsızlığımdan haklı olarak şüphe edilmesine yol açabilecek herhangi bir durum bilgim dışındadır. İşbu arabuluculuk faaliyeti sırasında böyle bir şüpheyi doğurabilecek bir durum ortaya çıkar ise Sekreterliği bu konuda derhal yazılı olarak bilgilendirmeyi kabul ve taahhüt ederim. Arabulucu olarak arabuluculuk sürecinde gerekli özeni göstereceğimi ve Kurallarda
öngörülen sürelere uygun olarak hareket etmek için gerekli zamanı vereceğimi taahhüt ederim.

 Arabulucu tarafından bağımsızlık ve tarafsızlıkla ilgili olarak açıklanması gereken durumların varlığı halinde yapılacak beyan Arabulucu olarak tarafların her birinden bağımsız ve tarafsız olduğumu ve böyle kalacağımı beyan ederim. İlişikte, (a) geçmişte ve halihazırda taraflarla aramda mevcut olan mesleki, iş veya menfaat ilişkilerini veya b) ilgili diğer durumları açıkladığım
beyanım yer almaktadır. Söz konusu ilişki veya durumların bağımsızlık ve tarafsızlığımı etkilemeyeceğini taahhüt ederim. Arabuluculuk sürecinde böyle bir durum ortaya çıkarsa Sekreterliği bu konuda derhal yazılı olarak bilgilendirmeyi kabul ve taahhüt ederim.

Ek 3

ARABULUCULUK MASRAF ve ÜCRET TARİFESİ

Başvuru Ücreti: 100 TL.
İdari Masraf: 200 TL.
Uzman ücreti arabulucu ücretinin dörtte biridir.